Tính Năng Ký Hợp Đồng Online Trong Phần Mềm Quản Lý Modun
MODUN THÊM TÍNH NĂNG MỚI CHO PHẦN MỀM QUẢN LÝ - TÍNH NĂNG KÝ HỢP ĐỒNG ONLINE
Hiện tại trên phần mềm quản lý gym,yoga,hồ bơi,spa Modun đã có phần gửi hợp đồng online qua Zalo/ SMS hoặc Email cho hội viên, tuy nhiên chỉ gửi mẫu in hợp đồng, CLB vẫn phải in ra giấy cho Hội viên ký. Nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, MODUN đã nhanh chóng cập nhật tính năng ký hợp đồng online để các CLB có thể cho Hội viên ký hợp đồng online mà không cần in ra giấy ký tên. Bên cạnh đó Modun còn cập nhật tính năng cho Hội viên ký xác nhận online khi tập với PT, đây là hình thức ký xác nhận buổi tập mà các phòng tập thông thường hay làm trên giấy, chữ ký sẽ được lưu trữ lại trên hệ thống trong hợp đồng và khách hàng có thể xem lại chữ ký của mình đã ký.
Hiện nay khách hàng đang gặp vấn đề:
Phải in hợp đồng ra giấy cho hội viên ký, nhiều khi chưa chuẩn bị kịp hợp đồng giấy phải hẹn lại. Hợp đồng ký giấy có thể bị gian lận chữ ký, gây thất thoát?
Do đó, phần mềm quản lý MODUN cập nhật tính năng KÝ HỢP ĐỒNG ONLINE CHO HỢP ĐỒNG MEMBER, HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ, CHECKIN PT VÀ HOÁ ĐƠN BÁN HÀNG.
Hướng dẫn sử dụng tính năng
B1: Cần cập nhật biến chữ ký Online :”@SignatureImage” ở mẫu in hợp đồng Member, hợp đồng Dịch vụ và Hoá đơn bán hàng.
B2: Ở phần Danh mục → Khách hàng → nếu khách hàng nào có cập nhật Email thì sau khi tạo hợp đồng member, hợp đồng dịch vụ, Hoá đơn bán hàng hoặc checkin cùng PT thì sẽ có gửi thông báo và link Hợp đồng gửi qua Email của Hội viên (Nếu quý khách có xài gói nhắn tin Zalo/ SMS, link hợp đồng sẽ được gửi qua tin nhắn Zalo hoặc SMS) → Click vào link hợp đồng, tìm đến ô chữ ký và thao tác ký → Bấm Save.
B3: Đối với Ký xác thực buổi tập PT, với các khách hàng có sử dụng tin nhắn Zalo/ SMS, mình sẽ vào Bánh răng cài đặt (góc phải phía trên) → Cài đặt chung → Cấu hình Zalo/ SMS Marketing → Thông báo xác thực buổi Dịch vụ → Chèn biến {CTA} (Modun sẽ hỗ trợ khai báo)
Khi đó hợp đồng, hoá đơn và xác nhận buổi tập với PT đều được lưu trữ trên hệ thống, hội viên có thể xem lại, tránh bị mất hợp đồng giấy khi cần check thông tin để đối soát, hoặc gian lận chữ ký.
Tính Năng Ký Hợp Đồng Online Trong Phần Mềm Quản Lý
Trong thời đại số hóa hiện nay, việc quản lý doanh nghiệp đã trở nên dễ dàng hơn nhờ vào các phần mềm quản lý hiện đại. Một trong những tính năng tiên tiến và không thể thiếu của các phần mềm này là ký hợp đồng online. Tính năng này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình ký kết hợp đồng mà còn nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu chi phí và rủi ro cho doanh nghiệp.
1. Tính Năng Ký Hợp Đồng Online Là Gì?
Ký hợp đồng online là tính năng cho phép các bên liên quan trong hợp đồng có thể ký và hoàn tất hợp đồng qua môi trường trực tuyến mà không cần gặp mặt trực tiếp. Với tính năng này, hợp đồng được ký kết một cách nhanh chóng và an toàn thông qua các phương thức xác thực điện tử.
2. Lợi Ích Của Tính Năng Ký Hợp Đồng Online
a. Tối Ưu Hóa Quy Trình Làm Việc
Tính năng ký hợp đồng online giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc ký kết hợp đồng. Quy trình ký kết trở nên nhanh chóng và dễ dàng, giúp doanh nghiệp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi khác.
b. Giảm Thiểu Chi Phí
Với ký hợp đồng online, doanh nghiệp không còn phải tốn chi phí in ấn, chuyển phát hợp đồng, hay các chi phí liên quan đến việc gặp gỡ trực tiếp. Điều này giúp tiết kiệm ngân sách đáng kể.
c. Tăng Cường Tính An Toàn và Bảo Mật
Các hợp đồng online thường được bảo mật bằng công nghệ mã hóa và chữ ký điện tử. Điều này giúp bảo vệ thông tin hợp đồng khỏi sự truy cập trái phép và đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng.
d. Dễ Dàng Theo Dõi và Lưu Trữ
Hợp đồng được ký online sẽ được lưu trữ và quản lý trên hệ thống phần mềm, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, truy xuất và lưu trữ mà không lo mất mát hay hư hỏng như hợp đồng giấy.
3. Cách Thức Hoạt Động Của Tính Năng Ký Hợp Đồng Online
a. Tạo Hợp Đồng
Người dùng có thể tạo hợp đồng trực tiếp trên phần mềm với đầy đủ các điều khoản và thông tin cần thiết. Phần mềm sẽ cung cấp các mẫu hợp đồng sẵn có hoặc cho phép người dùng tùy chỉnh theo nhu cầu.
b. Gửi Hợp Đồng
Sau khi tạo hợp đồng, doanh nghiệp có thể gửi hợp đồng đến các bên liên quan qua email hoặc các kênh liên lạc khác. Người nhận sẽ nhận được thông báo và có thể truy cập vào hợp đồng qua đường link được cung cấp.
c. Ký Hợp Đồng
Các bên liên quan có thể ký hợp đồng bằng chữ ký điện tử hoặc thông qua xác thực đa yếu tố (MFA). Quá trình ký diễn ra nhanh chóng và an toàn, chỉ cần vài cú nhấp chuột.
d. Lưu Trữ và Quản Lý
Sau khi ký kết, hợp đồng sẽ được lưu trữ trên hệ thống phần mềm quản lý, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và truy xuất khi cần thiết. Tính năng tìm kiếm và phân loại hợp đồng cũng được tích hợp để tối ưu hóa việc quản lý.
4. Những Lưu Ý Khi Sử Dụng Tính Năng Ký Hợp Đồng Online
a. Đảm Bảo Tính Hợp Pháp
Trước khi áp dụng ký hợp đồng online, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử đều được pháp luật công nhận và có giá trị pháp lý tại quốc gia của mình.
b. Lựa Chọn Phần Mềm Uy Tín
Doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm quản lý có tính năng ký hợp đồng online uy tín và được nhiều người dùng đánh giá cao. Điều này giúp đảm bảo an toàn thông tin và hiệu quả khi sử dụng.
c. Đào Tạo Nhân Viên
Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên về cách thức sử dụng tính năng ký hợp đồng online, đảm bảo họ nắm vững quy trình và biết cách xử lý các tình huống phát sinh.
Kết Luận
Tính năng ký hợp đồng online trong phần mềm quản lý là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí và đảm bảo an toàn thông tin. Việc tích hợp tính năng này vào quy trình quản lý sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng với xu hướng số hóa và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.